Nadat je een bijdrage hebt ontvangen

Suggesties voor etiquette na het ontvangen van een (grote1) gift

In een bericht op Fondsenvraagbaak.nl schreef ik over het kompas van Maimonides, waarin regels voor het geven aan hulpvragenden worden beschreven en gerangschikt. Een van de tekortkomingen aan dat kompas, merkte ik aan het einde op, was dat er geen aanwijzingen in staan voor ontvangers van giften. Zijn richtlijnen beperken zich tot het perspectief van de gever. Wel wat eenzijdig.

Het nodigt uit tot een aanvulling, om een relatie met meer gelijkwaardigheid tussen gever en ontvanger tot stand te brengen. Laten we het eens vanuit het perspectief van de ontvanger benaderen. Hoe word je een goede ontvanger? Hieronder volgen een aantal ideeën.

1. Zeg dankjewel, zo snel mogelijk nadat je de gift hebt ontvangen. Liefst in een taal die de gever verstaat. Als de gever anoniem is, zorg er dan voor dat de tussenpersoon je dankzegging doorgeeft aan de gever. Maak in je dankwoord duidelijk, wat deze gift voor jou en jouw cliënten, achterban, leden enz. gevoelsmatig betekent. Als je tien gevers hebt, zorg je dat ze alle tien persoonlijk bedankt worden. Je hoeft geen bos bloemen te sturen, maar een mailtje op zijn minst moet kunnen.

2. Maak duidelijk, wat je met de bijdrage doet. Als het goed is heb je dat vooraf afgestemd met de gever, en heeft die op basis daarvan besloten om bij te dragen. Maar het kan geen kwaad om dat met regelmatige tussenpozen ook te laten zien, in een verslag.

3. Nodig de gever en zijn eventuele tussenpersoon uit om gedurende de uitvoering van je initiatief (de periode waarin je het geefgeld uitgeeft) zelf te komen kijken op locatie en met eigen ogen te aanschouwen welk werk er word verzet. In de uitnodiging maak je duidelijk dat de gever zichzelf niet kenbaar hoeft te maken (maar zie punt 4). Ook stel je hem in de gelegenheid om te spreken met deelnemers/cliënten (als daarvan sprake is) zonder dat er iemand van de uitvoerders aanwezig is. N.B. niet elke doelgroep leent zich hiervoor, maar voor bijna elke situatie en type deelnemer zijn er aanpassingen te vinden.

4. Maak duidelijk dat je er de voorkeur aan geeft in dialoog te zijn met de gever. Je wilt namelijk weten wat zijn verwachtingen zijn, en hem betrekken bij het project. Eigenlijk vind ik dat je net zo lang moet aandringen tot hij komt kijken en praten. Veel gevers/donoren beschikken over een schat aan kennis waar jouw initiatief baat bij kan hebben.
Bereid je goed voor op het moment waarop dat gebeurt. Sta gereed met een tussenstand van uitgaven, zodat je kunt laten zien wat er is uitgegeven en wat er nog staat te gebeuren.
Stel een aantal vragen op:

  1. Wat vindt u van ons project?
  2. Hebt u voldoende beeld kunnen krijgen van wat wij doen?
  3. Wilt u meer informatie?
  4. Ziet u punten voor verbetering?
  5. Wanneer komt u terug?

5. Streef naar een relatie van gelijkwaardigheid. Je donor is niet beter dan jij en jij bent niet beter dan je donor. Niets is zo frustrerend als een relatie met een anonieme donor, maar soms heb je geen keuze. Publiek bekende donoren worden niet graag overal herkend. Zorg er dan ook voor dat je donor zijn bezoek in rust kan doen, zonder media erbij.

6. Stel grenzen aan het bezoek van de gever. Wat je wilt bereiken is een inhoudelijk verdieping met de donor, geen mediacircus, geen promotiedoeleinden. Als er (film- of foto)opnames worden gemaakt, dan louter voor documentatie van het initiatief.
Als de donor beeldopnames wil maken voor campagne-doeleinden, maak dan duidelijke afspraken over grenzen van het toelaatbare. Je achterban of cliënten verdienen altijd je eerste loyaliteit! Wees er van bewust dat de aanwezigheid van camera’s sommige deelnemers in verlegenheid kan brengen – of juist ongewenst gedrag uitlokken. Niet iedereen reageert even goed op een fototoestel.

7. Geef geen cadeaus. Nooit! Je brengt je donor daarmee enorm in verlegenheid. Wat je wel kunt doen, als je initiatief toevallig ook producten voortbrengt, is het aanbieden van producten voor geld. Daarmee zet je het idee achter je project meteen in werking.

Ik verwacht eigenlijk niet met deze lijst volledig te zijn. En helemaal gelijk worden gever en ontvanger misschien nooit. Maar ze kunnen wel beseffen dat ze gezamenlijk een doel nastreven. Hopelijk komen er aanvullingen op deze lijst – hetzij in opmerkingen van lezers, hetzij per mail. Terugkoppeling zal ik graag verwerken tot een verbeterde versie van dit artikel.


 

  1. Een grote gift is een subjectief begrip en voor elke organisatie anders. Vertrouw op je gevoel en doe wat je denkt dat proportioneel is.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *